Retningslinjer for lån af lokaler

Brug og booking af Kommunale lokaler og anlæg i Sønderborg Kommune
Sønderborg Kommunes kommunale lokaler og anlæg udlånes efter et generelt gældende regelsæt, som kan
tilgås på Sønderborg Kommunes hjemmeside. Se dem her

Byrådet i Sønderborg Kommune fastsætter årligt takster for leje af kommunale lokaler, der gælder i
forbindelse med foreningers brug af kommunale lokaler til kommercielle arrangementer eller lignende, samt til
overnatning. Retningslinjer for brug af lokaler på Kasernen, tager udgangspunkt i ovennævnte regelsæt og
nævnte takstblad.

Hvem kan låne lokaler på Kasernen?
Foreninger i Sønderborg Kommune samt enhver af kommunens borgere, der ønsker at tage initiativ til et
arrangement med deltagelse – primært – af andre af kommunens borgere.

En forudsætning for at imødekomme ønske om lån af lokale vil være
o at lokalet anses for egnet til det ansøgte formål
o at benyttelsen er forenelig med lokalets primære anvendelse
o at arrangementet ikke har privat karakter
o at en myndig person påtager sig ansvar for, at lokalet afleveres i samme stand, som det modtages,
og påtager sig et eventuelt erstatningsansvar.

Hvordan bookes et lokale?
Kommunens borgere og foreninger har adgang til at se og reservere alle lokaler og lokaliteter i kommunen via
et online bookingsystem, som du kan logge ind på via selvbetjeningsløsningen Webbook.
Er du foreningsmedlem, og er din forening godkendt som folkeoplysende forening i Sønderborg Kommune, er
din forening allerede oprettet i bookingsystemet. Brugernavn og password er også tilsendt.
Når du skal bruge et mødelokale, kan du booke lokalerne online via Webbook, som findes på:
https://sonderborgkommune.dk/booking-lokaler

Enkeltstående bookinger
Forespørgsel om lån af et lokale foretages mindst 5 dage før brugen via kommunens digitale bookingportal.

Sæsonbookinger
Ønsker til sæsonbookinger i perioden august til juni året efter, skal være indgivet inden d. 10. april.
Der sendes mail ud med indgivelse af ønsker midt marts.

Booking og brug af Parolesalen
Booking og brug af Parolesalen sker efter aftale med forvaltningen.
Parolesalen er som udgangspunkt forbeholdt folkeoplysende foreningers foreningsarrangementer og officielle
arrangementer.

Afmelding af tildelte timer
Ansøgere, der har fået tildelt lokaler, har pligt til via booking-portalen at annullere tider, hvis der ikke gøres
brug af lokalerne. Annulleringen foretages så snart ansøger er klar over, at lokalet ikke skal benyttes.
Forvaltningen kan efter skriftligt varsel inddrage tilladelsen til at benytte lokaler, hvis det gentagne gange
konstateres, at disse ikke udnyttes i rimeligt omfang.

Ansøgning om permanent lokale
Hvis en forening ønsker at ansøge om et permanent tildelt foreningslokale på Kasernen, sendes en
forespørgsel til fritid@sonderborg.dk
Der vil herefter blive fremsendt en ansøgningsblanket, som skal returneres efter udfyldelse.
Beslutningen træffes af det politiske udvalg – Kultur, Idræt og Medborgerskab.

Vederlagsfri benyttelse
Benyttelse af lokaler er i princippet vederlagsfri for kommunale institutioner og foreninger hjemmehørende i
Sønderborg Kommune, når følgende betingelser er opfyldt:
• arrangementet må ikke være kommercielt
• til arrangementet må der ikke kræves entré – undtaget er enkeltstående arrangementer afholdt af en
lokal folkeoplysende forening med det formål at skaffe midler til foreningens arbejde.

Betalingsarrangementer
Aktiviteter såsom banko/ andespil går under betalingsarrangementer og opkræves med 130kr pr. time.
Arrangementer bookes via Webbook som betalingsarrangement, og aktiviteten skal beskrives som eks.
julebanko.
Hvis der anvises lokaler til foreninger, der ikke er hjemmehørende i Sønderborg Kommune, til foreningers
specielle og/eller kommercielle arrangementer, til privatejede institutioner/virksomheder samt til private
formål, opkræves et lejebeløb som kompensation for udgifter til varme, el og vand, for slitage af udstyr samt
eventuel rengøring og pedelbistand eller lignende udgifter, som påføres den kommunale institution som følge
af udlånet.
• Ved arrangementer der kan påføre forvaltningen væsentlige øgede udgifter, kan der opkræves et
beløb til dækning af udgifterne.
• Ved overnatnings- og stævnearrangementer kan forvaltningen opkræve et beløb til dækning af
udgifterne.
Priser for leje fremgår af kommunens takstblad, som kan findes på Kommunens hjemmeside, og som det
respektive fagudvalg godkender. Takstbladet revideres hvert år i forbindelse med den kommunale
budgetlægning. Lejebeløbet opkræves af kommunens afdeling Drift og Service. Find det gældende takstblad her

Overnatning
Du kan også søge om tilladelse til midlertidig overnatning. Søg her
Der opkræves en pris pr. nat pr. person. Opkrævning foregår via faktura fra Service og Ejendomme og
modtages via eboks.
Der skal ligeledes sendes en mail til pefa@sonderborg med orientering om overnatning på Kasernen.

Klage
Klager vedrørende udlån forelægges Forvaltningen.